Todo lo que pasa por Caja: revisar tus cobros por método, reembolsar una venta, cuadrar el arqueo y cerrar el día.
Caja
Caja es el resumen del DINERO de tu negocio por período (hoy, ayer, esta semana o un rango que elijas). Ahí ves cuánto entró, cómo entró y cuadras tu día.
No confundas Caja con Pagos entrantes. En Pagos entrantes atiendes lo que FALTA cobrar o aprobar; en Caja revisas lo que YA se cobró. Mientras un pago no esté aprobado, no aparece en Caja.
En la tabla de transacciones hay una columna con una marca al lado de cada cobro. Es el resultado de comparar a quién le pagaron, según el comprobante, contra las cuentas que tienes cargadas. Lo calcula el sistema leyendo el comprobante por su cuenta, no lo que el cliente haya escrito.
El punto gris NO quiere decir que el pago sea sospechoso: quiere decir que no se pudo comprobar. El que amerita que abras el comprobante es el triángulo.
Si te salen muchos puntos grises en PagoMóvil, revisa que tus cuentas estén bien cargadas en Configuración → Pagos: sin cuentas cargadas no hay contra qué comparar.
Hazlo siempre en este orden. El error más común es cerrar primero y descubrir después que quedaron pagos sin aprobar: ahí toca reabrir la caja y volver a empezar.
El arqueo es cuadrar lo físico contra lo del sistema. Cuentas el efectivo en bolívares, el efectivo en dólares, los vouchers de débito y el Biopago que tienes, los escribes en Caja, y BIA calcula la diferencia — resaltando en rojo cualquier descuadre.
Sirve para detectar faltantes o sobrantes ANTES de cerrar. Puedes guardar el arqueo (y subir fotos de los vouchers) sin cerrar todavía, por ejemplo en un cambio de turno.
Cuando algo no cuadra, la tabla de transacciones es tu mejor herramienta: filtra por el método que descuadra y compara una por una contra tus vouchers. Casi siempre es un cobro sin confirmar.
En una venta ya aprobada, la tabla de transacciones te ofrece “Reembolsar / anular”. Registra la devolución del dinero como egreso del día de hoy y ajusta la venta. NO borra la orden: queda como reembolsada, trazable para siempre.
¿El cliente devolvió la mercancía? En un reembolso TOTAL marca “el cliente devolvió la mercancía” y el stock vuelve solo al inventario. Eso equivale a ANULAR la venta (dinero + stock) sin borrarla. En un reembolso parcial esa opción no aplica: el sistema no sabe qué ítem volvió, así que ajusta el stock a mano en Inventario si hace falta.
Al cerrar se BLOQUEA todo ese día de negocio: mientras esté cerrado no puedes aprobar pagos, confirmar efectivo, registrar abonos, hacer reembolsos ni cargar ventas con esa fecha. Por eso conviene cerrar al final de la jornada, cuando ya no vas a cobrar más.
Cerrar también CONGELA el reporte del día (totales, productos y delivery), para que quede fijo aunque después cambien precios o la tasa. Eso es lo que hace que un cierre sirva como documento.
¿Cerraste antes de tiempo o entró un pago tarde? Pulsa “Reabrir caja”: el día vuelve a quedar operativo, resuelves lo que falta y lo cierras de nuevo. La reapertura queda registrada con tu nombre — es normal y no tiene nada de malo.
El botón de reabrir está pensado para el día de HOY. Para reabrir un día pasado, escríbenos.
Desde Caja descargas el reporte del día en PDF o en Excel. Trae todo discriminado para tu contador o tu sistema administrativo:
Los totales por producto son “brutos” (precio de catálogo) y pueden no cuadrar al centavo con los totales por método (que ya descuentan reembolsos y ajustes por divisa). Es normal: son dos vistas distintas del mismo día, no un error.
BIA es tu capa de ventas y cobro; no reemplaza tu sistema fiscal ni tu contabilidad, y no está homologado por el SENIAT. La factura fiscal la sigue emitiendo tu sistema autorizado; estos reportes son para pasárselos a tu contador o a tu administrativo.
Configuración › Precios
Si activas las propinas, al pagar tu cliente puede sumar un monto para tu equipo. Eliges los atajos que le aparecen (10 %, 15 %, 20 %…), si puede escribir otro monto, y un mensaje corto que le dice a dónde va la propina — eso último es lo que hace que la dejen.
El total del cierre INCLUYE las propinas, porque la plata está físicamente en tu caja y el arqueo tiene que cuadrar con lo que cuentas. Mira siempre la línea de propinas antes de darte por hecho que todo ese total es tuyo.
Las propinas vienen apagadas: es un interruptor en Configuración → Precios que prendes o apagas cuando quieras (no todos los rubros las manejan). Si tu negocio no las reparte, déjalo apagado y tu cliente no ve nada al pagar. Apagarlo tampoco toca las propinas que ya cobraste: siguen en el cierre del día en que entraron.
Un interruptor rápido para cuando necesitas cobrar SOLO en persona: se te cayó internet, no puedes verificar comprobantes, tuviste un problema con una cuenta. Con el modo activo, los QR y links dejan de aceptar pagos remotos (PagoMóvil, Zelle, Binance, transferencia) y solo quedan los presenciales. El POS del cajero sigue cobrando normal, todo.
Acuérdate de apagarlo cuando vuelvas a la normalidad — un aviso te lo recuerda mientras está activo. Si no, tus clientes no pueden pagarte a distancia y tú no sabes por qué dejaron de comprar.