La columna de mi factura dice “Código”, no “SKU”. ¿Sirve igual?

Sí. El sistema reconoce Código, Cód., Ref., Referencia, SKU, Item, Artículo, Parte y Clave. Lo que tiene que coincidir es el código en sí, no el título de la columna.

Mi proveedor usa su propio código, distinto al mío. ¿Qué hago?

Esa línea te va a decir que no tienes ningún producto con ese código, y la repones por el Excel. Si siempre le compras a ese proveedor, lo más práctico es ponerle a tus productos el código de él: a partir de ahí todas sus facturas van a funcionar solas.

¿Qué pasa si toco el botón dos veces?

Nada: una factura repone una sola vez. El segundo intento te avisa cuándo y quién la aplicó, y el stock no se mueve.

La factura vino en cajas y yo vendo por unidad.

Si cargaste la caja como presentación de ese producto y le pusiste su código, el sistema hace la cuenta: 5 cajas de 100 te suman 500 unidades, y la pantalla te lo muestra antes de confirmar.

Tengo un producto con tallas o colores. ¿Le puedo sumar al producto?

No: su inventario se lleva en cada talla o color. La factura tiene que traer el código de la variante, no el del producto padre. Si trae el del padre, esa línea te lo dice y no la suma.

¿Y los productos que no llevo con inventario?

Se saltan con su aviso. Reponer no le enciende el control de stock a un producto que decidiste no contar.

¿Puedo devolverle mercancía al proveedor por acá?

Todavía no: esto solo suma. Una devolución se ajusta a mano desde Inventario.

Reponer el inventario con la factura del proveedor

Reponer el inventario con la factura del proveedorLlegó el camión: subes la factura una sola vez, se registra el gasto y el stock sube solo donde el código coincide.

Qué resuelve

Llega el camión con la mercancía y su factura. Esa factura ya la subes a Finanzas para registrar el gasto, y la IA ya le lee los renglones: ahora esos mismos renglones pueden subir tu inventario, sin que teclees una sola cantidad.

Lo que hace que funcione es el CÓDIGO. Si el código que trae la factura es el mismo que el de tu producto, el sistema sabe a cuál sumarle. Lo que no coincide te lo dice por su nombre y se arregla por el archivo de Excel.

La factura SUMA, el Excel REEMPLAZA. El archivo describe un conteo (“hay 8” y te deja 8); la factura describe una entrada (“llegaron 20” y te suma 20 a lo que tengas). Son dos cosas distintas y se usan en momentos distintos.

Cómo se hace

Finanzas › el gasto › Reponer inventario

Sube la factura como siempre, en Finanzas → Nuevo documento. Se registra el gasto con su monto y sus renglones.
En la fila de ese gasto toca el botón de reponer inventario (la cajita con el +).
Revisa la lista: cada renglón de la factura con el producto tuyo al lado, y cuánto sumaría.
Destilda lo que no quieras, confirma, y listo.

También puedes entrar desde Inventario → “Reponer con una factura”: te lleva a Finanzas, que es donde viven las facturas.

El stock SUBE al confirmar, no al subir la factura. Hasta que no toques “Sumar al inventario” no se mueve nada: la lista es solo para que revises.

Cómo revisar antes de confirmar

La pantalla te avisa de todo lo que podría estar mal. Vale la pena mirar estas cuatro cosas:

Lo que ves	Qué significa
Un aviso arriba de que la factura tiene más renglones	La IA llegó a su tope de lectura. Lo que no está en la lista NO se va a reponer: compáralo contra el papel.
Un renglón marcado en ámbar y sin tildar	La cantidad por el precio no da el total de esa línea. Suele ser que la IA leyó mal la cantidad. Revísalo contra la factura y tíldalo solo si está bien.
“No tienes ningún producto con ese código”	El código está en la factura pero no en tu catálogo. Eso se arregla por el Excel (o poniéndole ese código a tu producto).
“Esta línea de la factura no trae código”	El papel no traía código en ese renglón. No hay nada que buscar: esa cantidad la cargas por el Excel o a mano.

Al lado del nombre de tu producto siempre aparece lo que dice la factura. Míralo: es la forma de darte cuenta si un código quedó apuntando al producto equivocado.

Arreglar un código que quedó mal

Si la IA leyó mal un código (una O por un cero, un guion que se comió), lo corriges tú:

En Finanzas, toca el lápiz para editar ese gasto.
En la lista de renglones, la primera casilla de cada línea es el Código. Corrígelo ahí.
Guarda el gasto.
Vuelve a abrir “Reponer inventario”: ahora ese renglón ya encuentra su producto.

Corrige ANTES de reponer. Una factura repone una sola vez: si ya la aplicaste, cambiarle el código después no sirve de nada y esa cantidad hay que ajustarla a mano desde Inventario.

Si al proveedor le falta un renglón o quieres agregar uno que la IA no leyó, puedes agregarlo a mano en esa misma lista con su código y su cantidad.

Hasta cuánto entra y cuándo dividir el archivo

Límite	Cuánto	Qué hacer si te pasas
Renglones que lee la IA	60 por factura	El sistema te avisa. Los que sobran los cargas por el Excel del catálogo.
Peso del archivo	10 MB (foto o PDF)	Escanea en PDF con menos calidad, o fotografía la factura en dos partes.
Filas del Excel de reposición	500 por archivo	Descarga tu catálogo por categoría y súbelo en tandas.

Si la factura tiene más de 60 renglones, NO la cargues como dos gastos separados: estarías registrando el gasto dos veces y tus finanzas quedarían mal. Carga el gasto UNA vez con su monto real, repone lo que entró en la lista, y el resto por el Excel.

Para una factura con muchos renglones, un PDF escaneado se lee mejor que una foto de la hoja completa. Si solo tienes el teléfono, toma dos fotos de cerca —la mitad de arriba y la de abajo— en vez de una de lejos: la letra chica es lo primero que se pierde.

Qué queda registrado

Un movimiento de inventario por cada producto, que dice de qué factura y de qué proveedor salió. Lo ves en Inventario → Movimientos.
En el gasto queda la fecha, quién repuso y el resultado de cada renglón, incluso los que fallaron.
El gasto en Finanzas es el mismo de siempre: reponer no lo cambia ni lo duplica.

Si tu costo subió, la lista te lo dice (“lo tienes en 3,80 y la factura lo trae en 4,18”). Es un aviso, no lo cambia: el precio de costo lo decides tú desde el producto, porque en la factura puede venir en bolívares o con IVA adentro.

Preguntas

La columna de mi factura dice “Código”, no “SKU”. ¿Sirve igual?: Sí. El sistema reconoce Código, Cód., Ref., Referencia, SKU, Item, Artículo, Parte y Clave. Lo que tiene que coincidir es el código en sí, no el título de la columna.
Mi proveedor usa su propio código, distinto al mío. ¿Qué hago?: Esa línea te va a decir que no tienes ningún producto con ese código, y la repones por el Excel. Si siempre le compras a ese proveedor, lo más práctico es ponerle a tus productos el código de él: a partir de ahí todas sus facturas van a funcionar solas.
¿Qué pasa si toco el botón dos veces?: Nada: una factura repone una sola vez. El segundo intento te avisa cuándo y quién la aplicó, y el stock no se mueve.
La factura vino en cajas y yo vendo por unidad.: Si cargaste la caja como presentación de ese producto y le pusiste su código, el sistema hace la cuenta: 5 cajas de 100 te suman 500 unidades, y la pantalla te lo muestra antes de confirmar.
Tengo un producto con tallas o colores. ¿Le puedo sumar al producto?: No: su inventario se lleva en cada talla o color. La factura tiene que traer el código de la variante, no el del producto padre. Si trae el del padre, esa línea te lo dice y no la suma.
¿Y los productos que no llevo con inventario?: Se saltan con su aviso. Reponer no le enciende el control de stock a un producto que decidiste no contar.
¿Puedo devolverle mercancía al proveedor por acá?: Todavía no: esto solo suma. Una devolución se ajusta a mano desde Inventario.